QUẢN LÝ, XỬ LÝ VĂN BẢN, CÔNG VĂN ĐẾN/ ĐI
Tiếp nhận và xử lý văn bản đến/ đi một cách cẩn thận tránh mất mát tài liệu, đồng thời đảm bảo an toàn bảo mật cho thông tin văn bản. |
|
Quản lý văn bản tập trung và đồng nhất, sắp xếp và phân loại theo nhóm:
- Mọi văn bản đến và đi đều được chuyển qua người phụ trách văn thư để nhập vào phần mềm, đảm bảo không có sự mất mát.
- Khai báo thông tin văn bản: gồm số thứ tự, loại văn bản, mức độ bảo mật, vị trí lưu trữ, thời gian và trích yếu nội dung.
- Quét và lưu trữ văn bản đính kèm vào hệ thống văn thư, tạo điều kiện cho việc tra cứu dễ dàng và tổng quan nội dung văn bản.
- Phân loại văn bản theo các nhóm một cách có hệ thống, giúp việc tra cứu và tìm kiếm trở nên dễ dàng và hiệu quả.
|
|
Chuẩn hóa quy trình xử lý văn bản đến (tiếp nhận - phê duyệt - xử lý):
- Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn: gửi qua chuyển phát, bưu điện, hộp thư điện tử hoặc gửi trực tiếp từ người gửi.
- Bước 2: Cập nhật thông tin văn bản và trình lãnh đạo phê duyệt trực tuyến.
- Bước 3: Lãnh đạo thực hiện việc phê duyệt và cung cấp ý kiến chỉ đạo xử lý trực tuyến.
- Bước 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản ngay lập tức theo ý kiến chỉ đạo và chữ ký của lãnh đạo.
- Bước 5: Phân loại và scan bản cứng sau đó lưu trữ tài liệu vào danh phục.
|
|
|